La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une étape cruciale dans le processus d’embauche d’un salarié. Afin de faciliter cette démarche, il est désormais possible de réaliser la DPAE en ligne, offrant ainsi aux employeurs un gain de temps considérable et une meilleure sécurité des données. Cet article vous présente tout ce que vous devez savoir sur la DPAE en ligne et vous explique en détail comment procéder.
Qu’est-ce que la Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?
La Déclaration préalable à l’embauche, ou DPAE, est une obligation légale pour tout employeur qui souhaite recruter un salarié en France, qu’il s’agisse d’un contrat à durée déterminée (CDD), d’un contrat à durée indéterminée (CDI) ou d’un contrat de travail temporaire. La DPAE doit être effectuée auprès de l’Urssaf (ou la MSA pour les employeurs agricoles) avant l’entrée en poste du salarié concerné. Son objectif principal est de permettre aux organismes compétents de vérifier si les conditions d’embauche sont respectées et si le salarié est bien inscrit auprès des organismes de protection sociale.
En outre, la DPAE permet également :
- l’immatriculation du salarié au régime général de la Sécurité sociale (ou au régime agricole) ;
- la vérification de l’aptitude médicale du salarié à exercer le poste pour lequel il est embauché ;
- l’affiliation de l’employeur aux caisses de retraite et de prévoyance complémentaires ;
- la déclaration d’accident du travail ou de maladie professionnelle.
Comment effectuer la DPAE en ligne ?
Auparavant, les employeurs devaient se rendre physiquement auprès des organismes compétents pour effectuer leur DPAE. Aujourd’hui, il est possible de réaliser cette démarche en ligne, ce qui offre un gain de temps considérable et une meilleure sécurité des données. Pour effectuer la DPAE en ligne, voici les étapes à suivre :
- Inscription sur le site de l’Urssaf ou de la MSA : tout d’abord, l’employeur doit s’inscrire sur le site internet de l’Urssaf (ou de la MSA pour les employeurs agricoles) afin d’accéder à son espace personnel sécurisé. Cette inscription permet également d’accéder à d’autres services en ligne proposés par ces organismes, tels que le paiement des cotisations sociales ou la consultation des documents administratifs.
- Réalisation de la DPAE : une fois inscrit et connecté à son espace personnel, l’employeur doit remplir un formulaire en ligne spécifique à la DPAE. Ce formulaire est pré-rempli avec les informations de l’entreprise et du salarié concerné (nom, prénom, date de naissance, etc.), que l’employeur doit vérifier et compléter si nécessaire. Le formulaire doit être envoyé au plus tôt 8 jours avant la date prévue d’embauche du salarié.
- Réception de l’accusé de réception : après avoir envoyé le formulaire en ligne, l’employeur reçoit un accusé de réception par courriel, qui atteste que la DPAE a bien été prise en compte par l’organisme compétent. Cet accusé de réception sert également de preuve en cas de contrôle administratif.
Il est important de préciser que la DPAE en ligne est une démarche entièrement gratuite et sécurisée. En effet, les données transmises sont cryptées et les échanges sont authentifiés grâce à un certificat électronique délivré par l’Urssaf ou la MSA.
Quels sont les avantages de la DPAE en ligne ?
La réalisation de la DPAE en ligne présente plusieurs avantages pour les employeurs :
- Gain de temps : effectuer la DPAE en ligne permet aux employeurs de gagner du temps dans leurs démarches administratives, puisqu’ils n’ont plus besoin de se rendre physiquement auprès des organismes compétents.
- Simplification des démarches : le formulaire en ligne de la DPAE est pré-rempli avec les informations de l’entreprise et du salarié, ce qui facilite grandement la procédure. De plus, les employeurs inscrits sur le site de l’Urssaf ou de la MSA ont accès à un espace personnel sécurisé qui leur permet de consulter et gérer l’ensemble de leurs démarches en ligne.
- Sécurité des données : la DPAE en ligne est une démarche sécurisée, puisque les données transmises sont cryptées et les échanges authentifiés grâce à un certificat électronique délivré par l’Urssaf ou la MSA.
- Archivage électronique : en effectuant leur DPAE en ligne, les employeurs disposent d’un archivage électronique de leurs déclarations, ce qui facilite le suivi et la gestion des embauches au sein de l’entreprise.
Au regard de ces nombreux avantages, il est donc vivement recommandé aux employeurs d’opter pour la DPAE en ligne afin de simplifier leurs démarches administratives et d’améliorer la sécurité des données relatives à l’embauche de leurs salariés.
La Déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une étape clé dans le processus d’embauche d’un salarié. Grâce à la possibilité d’effectuer cette démarche en ligne, les employeurs bénéficient d’un gain de temps considérable, d’une simplification des démarches et d’une meilleure sécurité des données. Il est donc essentiel pour les entreprises de s’informer sur cette procédure et de l’adopter afin d’optimiser leur gestion des ressources humaines.
